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Se entiende por gestión documental el conjunto de funciones, tareas y procesos técnicos integrados en la gestión administrativa general, que se aplica transversalmente a todos los documentos de archivo en cualquier soporte de una administración, orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los mismos. La gestión documental contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean, durante su tramitación y vigencia administrativa, hasta su conservación de manera definitiva o eliminación. Estará basada en los principios de economía, eficacia y eficiencia.
La Diputación Provincial de Cáceres dispondrá de un sistema de gestión documental único, e implicará el diseño de los documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y contextualización, características establecidas en la norma ISO 15489. Los sistemas de información que se establezcan serán conformes con las funciones de gestión documental, las normas archivísticas y con los principios técnicos.
Como principios rectores de la gestión documental serán de aplicación los recogidos en el punto 3 de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de la Diputación Provincial de Cáceres.
La gestión documental, además, debe ser un proceso transversal a todas las áreas y unidades de la Diputación Provincial por lo que se integrará en todos los procesos que se llevan a cabo en cada una de ellas.
El Archivo de la Diputación confeccionará un modelo teórico que pueda aplicarse a todas las etapas y procedimientos de los documentos que genera, de manera que facilite la implantación y normalización de un sistema de gestión documental que garantice la conservación y recuperación de los documentos.
Política de Gestión de Documentos de la Diputación Provincial de Cáceres.
