Programa de Organización de Archivos Municipales de Extremadura

Una de las funciones fundamentales de la Diputación Provincial en materia de Archivos según el art.1.13 de la Ley 27/2013 de Racionalización y Sostenibilidad de la Administración Local, es la asistencia técnica a los Archivos Municipales. Igualmente la Ley 2/2007 de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura establece la colaboración de las Diputaciones en la defensa y conservación del Patrimonio Documental de Extremadura.

En este sentido, en el año 2005 surge el Programa de Organización de Archivos Municipales, en el que se firman convenios entre la Junta de Extremadura y las Diputaciones Provinciales de Badajoz y Cáceres para establecer unas directrices para la organización y descripción de los archivos municipales de Extremadura para la creación de un proyecto regional.

Su finalidad principal es la cooperación económica, técnica y administrativa de estas instituciones para la realización del inventario de los fondos documentales conservados en los archivos municipales de la Comunidad Autónoma con población de hasta 20.000 habitantes. Con la publicación de la Ley 2/2007 de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura la cifra se redujo hasta los 10.000 habitantes.

Los objetivos básicos que recoge el programa son:

• Identificar y organizar la documentación existente en los archivos municipales mediante herramientas consensuadas y comunes tales como el Cuadro de Clasificación para los Archivos Municipales de la Comunidad Autónoma de Extremadura aprobado en el año 2003 al que se han incorporado modificaciones y ampliaciones.
• Describir la documentación organizada elaborando los correspondientes instrumentos de descripción: inventario y catálogo automatizado.
• Digitalizar de forma selectiva la documentación más relevante: libros de actas de pleno o similares y documentos de especial valor histórico y patrimonial.
• Procurar y facilitar que los archivos municipales organizados cuenten a su regreso a la localidad de origen con instalaciones adecuadas.
• Asistir a los ayuntamientos y a su personal en el cumplimiento de las obligaciones que tienen como servicio de archivo y en las dudas que les asalten acerca de los mismos, y asesorarlos a la hora de organizar y describir los documentos no tratados y los generados con posterioridad.

La asistencia técnica que obliga la ley a las diputaciones se extiende hasta aquellos municipios de menos de 20.000 habitantes. En el caso del Programa de Organización de Archivos Municipales (POAMEX), siguiendo a la Ley 2/2007 de Archivos y Patrimonio Documental de Extremadura, solo participan los municipios menores de 10.000 habitantes. En otros casos, la asistencia se extiende a todos los municipios, independientemente de su número de habitantes: búsquedas documentales, digitalización de documentos, cursos de formación…

 Hasta la fecha se ha trabajado en 10 mancomunidades que ha dado como resultado 75 archivos municipales organizados 51746 unidades de instalación descritas, 68.333 registros y 782.378 imágenes digitalizadas.