Descripción

La descripción se realiza según lo establecido por la Norma ISAD(G).

El nivel de descripción elegido en la jerarquía del fondo es el de “fracción de serie”, por estar directamente vinculado con la ordenación de las unidades de descripción que lo integran y por coincidir, en su mayor parte, con la unidad de instalación. Dependiendo de la tramitación seguida en la institución productora, se han establecido los siguientes tipos:

• Cronológicas (para la mayor parte de la documentación).
• Alfabéticas (para los expedientes personales). 

De los 26 elementos contemplados en las reglas solo se han utilizado los esenciales. La inclusión excepcional de algún elemento más ha dependido de la naturaleza de la unidad de descripción.
Elementos de la descripción: 

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

• Código de referencia: se ha consignado el código del país, el acrónimo del archivo precedido del código del INE y la signatura.
• Título: atribuido para el nivel de fracción de serie, está en relación y conexión directa con el cuadro de clasificación funcional del fondo, añadiéndole los calificadores cronológicos o alfabéticos pertinentes.
• Fechas: se ha consignado la primera y última fecha de las unidades descritas, expresando solo el año, de acuerdo al nivel seleccionado.
• Nivel de descripción: como ya se ha comentado, el nivel elegido ha sido el de fracción de serie, por su coincidencia con el nivel de instalación.
• Volumen y soporte: se ha especificado el número y la unidad de medida física para toda la documentación, excepto para el material fotográfico, que se ha consignado la cantidad y la unidad lógica.

ÁREA DE CONTEXTO
Nombre del productor: se ha utilizado el nombre de la institución responsable de la producción, acumulación y conservación de los documentos.
En el nivel que se describe se ha heredado el productor del nivel jerárquico superior, puesto que la serie es el resultado de las funciones y actividades del productor.
El nombre de la institución se ha expresado en orden directo, según las normas ISAAR(CPF).

ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Alcance y contenido: con el fin de proporcionar a los usuarios de los ayuntamientos la información necesaria, se ha realizado un resumen de contenido de la unidad de descripción de varias series.

ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
Existencia y localización de copias: se ha recogido la información en el nivel de serie para identificar la existencia, localización y disponibilidad de las copias digitalizadas de las series actas de pleno y actas de la comisión.

ÁREA DE NOTAS
Notas: se ha utilizado en contadísimas ocasiones para dar información que no se haya podido incluir en otras áreas.